W tych niepewnych czasach wiele firm zastanawia się, jak zachować płynność finansową. Jednym z najczęstszych sposobów jest obniżenie kosztów poprzez redukcję etatów.
Sprawiedliwe i prawidłowe przeprowadzenie takiej redukcji jest niezwykle istotne. Ostatnie, czego potrzebuje firma, to czasochłonny i kosztowny proces, który może skończyć się pozwem zwolnionego pracownika.
Rozważ alternatywy dla redukcji etatów
Jest wiele alternatyw, które warto rozważyć, zanim zaczniesz zwalniać pracowników – dobrze jest najpierw się z nimi zapoznać. Może się okazać, że tak naprawdę potrzebna jest niewielka liczba zwolnień, które można zastąpić reorganizacją struktury firmy. Jeśli jednak okaże się, że najlepszą opcją są zwolnienia, należy pamiętać, aby cały proces przeprowadzić w sposób rzetelny i uczciwy.
Konsultacja ze związkami zawodowymi lub osobami reprezentującymi pracowników
Jeśli okaże się, że firma musi zwolnić 20 lub więcej pracowników, należy skonsultować się ze związkiem zawodowym. Jeśli takowy nie istnieje, pracownicy powinni mieć możliwość wyznaczenia swoich przedstawicieli.
Gdy tylko związek zawodowy lub wybrane osoby zostaną poinformowani jak wygląda sytuacja, należy powiadomić pisemnie wszystkim pracowników, których będą dotyczyć zwolnienia. W takiej korespondencji powinny się znaleźć następujące informacje:
· powód zwolnienia;
· informacja, że firma próbowała znaleźć inne rozwiązania – ze wskazaniem na konkretne działania, które rozważano;
· pytanie do pracowników – czy mają pomysł na rozwiązanie, które mogłoby zapobiec redukcji etatów;
· ustalenie harmonogramu, choć to może zmieniać się w zależności od okoliczności niezależnych od firmy;
· określenie kryteriów, które firma zastosuje, dokonując zwolnień pracowników;
· potwierdzenie daty pierwszego indywidualnego spotkania konsultacyjnego.
Dobrowolne zwolnienia i indywidualne konsultacje
W tych niepewnych czasach wiele firm będzie rozważać, jak zachować rentowność finansową, a jednym z najczęstszych sposobów na osiągnięcie tego jest zmniejszenie kosztów ogólnych poprzez zwolnienia.
Następny krok to zaproponowanie dobrowolnych zwolnień z uwzględnieniem specjalnej zachęty dla osób, które przyjęłyby takie rozwiązanie.
Jeśli nie będzie wystarczającej liczby ochotników, firma powinna przeprowadzić indywidualne konsultacje. Pracodawcy mogą również zorganizować konsultacje grupowe, jednak niektórzy pracownicy mogą nie czuć się komfortowo, zadając pytania w takich okolicznościach. Dlatego, jeśli to możliwe, zalecane są spotkania indywidualne.
Podczas konsultacji ważne jest, aby wysłuchać informacji zwrotnej dotyczących proponowanych kryteriów oraz alternatyw dla zwolnień. Jeśli feedback ma istotne znaczenie dla konkretnej sytuacji, zastosuj zaproponowane alternatywy i pokaż, że opinie pracowników są uważane za cenne.
Wstępne konsultacje i zatrudnienie alternatywne
Pracodawca musi teraz przeprowadzić indywidualną ocenę każdej osoby i upewnić się, że wszystkie zainteresowane strony (jak również menedżerowie i przełożeni) zostały spytane o opinię na temat pracowników. To właśnie oni mają zwykle największą wiedzę na temat umiejętności i wartości swoich podwładnych.
Po dokonaniu oceny przez firmę pracownicy otrzymują kopię swojej karty wyników, a także, jeśli to możliwe, wyniki innych (bez wskazania danych osobowych), aby mogli ocenić, jak wypadają na tle grupy. Jeśli zaliczają się do osób, których stanowiska są zagrożone, powinni zostać o tym poinformowani. Na tym etapie firma już powinna wiedzieć, kto zostanie zwolniony.
Co więcej, pracodawca może zaproponować zatrudnienie alternatywne zamiast zwolnienia. Czy pracownik jest świadomy możliwości takiego rozwiązania w obrębie tej samej firmy? Jeśli nigdy wcześniej tego nie rozważał, należy dać mu chwilę na przemyślenie tej opcji.
Dalsze konsultacje
Następny krok to przeprowadzenie indywidualnych konsultacji z pracownikami, którzy mają zostać zwolnieni z powodu niskiej oceny. Należy wyjaśnić im, skąd wziął się taki wynik, a także dać szansę na jego wyjaśnienie oraz ewentualne uargumentowanie, dlaczego powinien być według nich wyższy. Jeśli ich argumentacja do Ciebie przemawia, ocena powinna zostać zmieniona.
Jeśli pracownicy zaproponowali rozsądne zatrudnienie alternatywne, wysłuchaj ich pomysłów z otwartą głową i sprawdź, czy jest to możliwe do wdrożenia.
Ostateczne konsultacje
Na tym etapie powinno już być ustalone, którzy pracownicy zostaną zwolnieni. Nie ma obowiązku, aby dać pracownikom możliwość odwołania się od decyzji, ale jest to zalecane jako dobra praktyka.
Warto kontynuować poszukiwanie zatrudnienia alternatywnego – powiedz o tym pracownikom. Wyjaśnij, jak wyliczany będzie czas zaległego urlopu i okres wypowiedzenia oraz kiedy wszystkie należności z tego tytułu zostaną wypłacone. Dostarcz kopie referencji, które możesz przesłać ewentualnym przyszłym pracodawcom, aby mogli je sprawdzić i zaakceptować.
Udziel pracownikom informacji, czy podczas okresu wypowiedzenia pozwolisz im na kontynuowanie pracy, czy mogą zostać w domu. Ponadto poinformuj ich o przysługującym ich prawie do zwolnienia z pracy w celu szukania nowej lub uczestniczenia w rozmowach kwalifikacyjnych.
Kiedy okres wypowiedzenie dobiegnie końca, wypłać pracownikom wszystkie należne pieniądze.
W trakcie całego procesu
- Przez cały czas komunikacja powinna być dwukierunkowa – gdy podwładny czuje, że jego zdanie się liczy, odczuwa mniejszy żal z powodu zwolnienia.
- Pozwól pracownikowi na wszystkie spotkania zaprosić członka związków zawodowych lub wybranych przedstawicieli.
- Po wszystkich konsultacjach wyślij pisemne podsumowanie i zachęć do przesłania feedbacku z komentarzami.
- Regularnie spotykaj się z członkami związków zawodowych oraz przedstawicielami pracowników.
- Udowodnij, że firma stosuje redukcję etatów jako ostateczność, pokazując pracownikom, że rozważane były wszystkie inne alternatywy. Zawsze bądź otwarty na sugestie dotyczące alternatywnego zatrudnienia.
